11 dec Secretaresse in een commerciële organisatie
Als secretaresse ben je vaak het vaste aanspreekpunt op kantoor. Je zorgt dat agenda’s kloppen, dat mails op tijd worden beantwoord en dat klanten zich welkom voelen als zij bellen of langskomen. Door jouw overzicht blijft een drukke werkdag beheersbaar en weet iedereen waar hij moet zijn en wat er nog gedaan moet worden. Collega’s vertrouwen op jou wanneer afspraken verzet moeten worden of wanneer er snel informatie nodig is voor een klantgesprek. Zo draag je elke dag bij aan een goede sfeer op kantoor en aan tevreden klanten.
Werk als secretaresse in een verkoopteam
In een commerciële organisatie werk je meestal dicht bij de binnendienst en de accountmanagers. Jij plant hun afspraken, bewaakt de agenda en houdt bij welke klant op welk moment teruggebeld moet worden. Als er nieuwe leads binnenkomen via mail of telefoon leg jij deze vast in het systeem en zorg je dat de juiste collega een seintje krijgt. Je verstuurt bevestigingen van afspraken en offertes en let op de toon van je teksten zodat ze vriendelijk en duidelijk zijn. Soms twijfel je even of je schrijft bij deze of bij dezen, maar je weet dat nette communicatie veel zegt over het bedrijf en dat jouw woorden het visitekaartje zijn bij klanten.
Jouw rol in het commerciële proces
Je merkt al snel dat jij een belangrijke schakel bent tussen klant en verkoopteam. Vaak ben jij de eerste die een vraag of klacht binnenkrijgt en je voelt goed aan of je deze zelf kunt oplossen of moet doorzetten. Je luistert naar de klant, stelt een paar korte vragen en noteert alles duidelijk in het systeem. Zo kan de verkoper snel verder met een passend voorstel of oplossing. Tegelijkertijd houd je het overzicht over lopende offertes, herinneringen en afspraken. Door jouw planning blijven er minder zaken liggen en loopt het verkoopproces vloeiender voor zowel klanten als collega’s.
Klantcontact en samenwerking met collega’s
Op een gemiddelde dag heb je contact met verschillende soorten klanten en collega’s. De ene klant zoekt alleen een korte bevestiging, de andere klant heeft een uitgebreider verhaal waar je rustig de tijd voor neemt. Je blijft vriendelijk, laat merken dat je luistert en vat de vraag kort samen zodat er geen misverstanden ontstaan. Binnen het team werk je samen met verkopers, administratie en soms ook met marketing. Af en toe lees je tips en ervaringen op Secretaressenet om beter om te gaan met drukte, communicatie en planning. De ideeën die je daar oppikt neem je mee in je werk, zodat je nog zelfstandiger en zekerder wordt in jouw rol.
Vaardigheden die jou helpen groeien
In dit vak heb je veel aan een goed gevoel voor structuur en planning. Je werkt met digitale agenda’s, klantbestanden en documenten en je leert meestal snel hoe een nieuw systeem werkt. Je vindt het niet erg om verschillende taken door elkaar te doen, zolang je maar overzicht houdt. Je taalgevoel helpt je bij het schrijven van duidelijke mails en korte notities voor collega’s. Ook je sociale kant speelt een grote rol, want je praat elke dag met mensen met verschillende achtergronden. Door rustig te blijven, vragen te stellen en helder uit te leggen wat er gebeurt, bouw je vertrouwen op bij klanten en collega’s.
Toekomst en doorgroeimogelijkheden als secretaresse
Wanneer je een tijd als secretaresse werkt, zie je steeds beter hoe de organisatie in elkaar zit. Je weet welke klanten belangrijk zijn, welke processen goed lopen en waar nog verbetering mogelijk is. Daardoor ontstaan er kansen om door te groeien. Je kunt denken aan een functie als officemanager, managementassistent of een rol waarin je meer verantwoordelijk wordt voor projecten of interne processen. Door cursussen te volgen op het gebied van communicatie, software of klantcontact vergroot je jouw kennis. Zo bouw je stap voor stap aan een toekomst waarin jij een vaste steun bent voor zowel klanten als collega’s.